DATEV

Die Stadt Brühl gehört seit 1999 zum Kreis der NKF-Modellkommunen in Nordrhein-Westfalen. Die Aufgabenstellung in der ersten Phase des Landesprojektes umfasste die Erarbeitung einer Konzeption, mit der zweiten Phase - der Umstellungsphase - wurden auch in Brühl erste Anpassungen an das neue Rechnungswesen vorgenommen.

Die Einführung des neuen kommunalen Finanzmanagements bei der Stadt Brühl mit DATEV-Software

Ein Projektteam, bestehend aus Kolleginnen und Kollegen der Kämmerei, der Stadtkasse, der Organisationsabteilung und der Rechnungsprüfung, organisierte die Umgestaltung, die sich zunächst auf bestimmte Pilotbereiche der Verwaltung erstreckte. Daneben waren übergreifend verschiedene Arbeitsschwerpunkte zu bewältigen:

Organisation der Finanzbuchhaltung
Schulung und Fortbildung
Inventarisierung zwecks Erstellung einer Eröffungsbilanz mit Einpflegung in die Anlagenbuchhaltung
Anpassung der Software an das neue Haushaltsrecht
Entwicklung eines "Neuen Haushaltes"

Dabei kommt der Erstellung des Haushaltsplanes als dem zentralen Steuerungsinstrument eine erhebliche Bedeutung zu. Als politisches Steuerungsmittel ist er outputorientiert an den normierten Produktbereichen auszurichten:

Produktbereiche im Produktrahmen

11 Innere Verwaltung
12 Sicherheit und Ordnung
21 Schulträgeraufgaben
25 Kultur und Wissenschaft
31 Soziale Hilfen
36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
41 Gesundheitsdienste
42 Sportförderung
51 Räumliche Planung und Entwicklung, Geoinformationen
52 Bauen und Wohnen
53 Ver- und Entsorgung
54 Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV
55 Natur- und Landschaftspflege
56 Umweltschutz
57 Wirtschaft und Tourismus
61 Allgemeine Finanzwirtschaft
71 Stiftungen

Dabei ist mit den politischen Gremien festzulegen, auf welcher Ebene (Produktbereich/Produktgruppe) jenseits der normierten Vorschriften der Haushaltsplan dargestellt werden soll. Zudem ist für die interne (Verwaltungs-)Ebene der Umfang der Kosten- und Leistungsrechnung zu bestimmen.

Die Stadt Brühl hat sich im Sommer 2004 entschlossen, zum 01.01.2005 das Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit der DATEV umzustellen. Mit entscheidend für die Vorgehensweise der Stadt Brühl war, dass eine Komplettlösung mit Rechnungswesen, Kostenrechnung und Veranlagung auf einem hauseigenen Server der Stadt Brühl ermöglicht wurde.

Das Projekt umfasste vier Schwerpunkte:

1. Haushaltsplanung und Bewirtschaftung
Die Abfrage der relevanten Haushaltsdaten aus den städtischen Fachbereichen/Abteilungen erfolgte nach wie vor auf kameraler Basis. Die so ermittelten Daten wurden auf Haushaltsstellenebene aus der kameralen Gliederungs- und Gruppierungsdarstellung in die kaufmännische "Kostenstellen-/Kontendarstellung" übergeleitet. Kalkulatorische Größen, die mit dem Aufwands- bzw. Ertragsbegriff zusammen hingen, wurden zentral über die Kämmerei ergänzt.

Bei der Haushaltsdarstellung, die zusammen mit einem Modul der Firma Profis, Münster, erarbeitet wurde, war sowohl die gesetzlich vorgegebene Produktorientierung vorzunehmen als auch eine zur internen Steuerung gewünschte Budgetdarstellung nach der Organisationsstruktur (Verantwortungsbereiche).

Um die laufenden Haushaltsbudgets überwachen zu können, nutzen die ressourcenverantwortlichen Fachbereiche ein sog. "Dispositionsmodul", mit dem sie Aufträge bzw. Bestellungen nachhalten können; ab einem Auftragswert von 1.000 EUR ist das Modul verpflichtend einzusetzen. Die zur Budgetkontrolle erfassten Dispositionen können bei Rechnungseingang von der Kreditorenbuchhaltung zur Verbuchung genutzt werden.

2. Rechnungswesen und Zahlungsverkehr
Ein Kernpunkt bei der Umstellung auf das neue Rechnungswesen lag in der Dokumentation des Datenübergangs zum 01.01.2005. Ein weiterer Schwerpunkt der Umstellungstätigkeit bestand in der Anpassung der im Laufe der Jahrzehnte in der Gesamtverwaltung in Einsatz gebrachten sogenannten "Vorverfahren". Hierzu waren zahlreiche Anwendungsprogramme zu ermitteln und die Rechnungsdaten - möglichst automatisiert - in das Rechnungswesen zu integrieren (Schnittstellen). Dazu gehörten beispielsweise Kindergartenbeiträge und Essensgeld, Bußgelder ("Knöllchen"), Gebührenbescheide für Sondernutzungen und Stellplatzablösegebühren, Musikschul- und Rettungsdienstgebühren.

Die Daten sind grundsätzlich derart aufzubereiten, dass sie bei Zahlungseingang möglichst automatisch zugeordnet, bei fehlendem Zahlungseingang nahtlos in das Mahnwesen bzw. die Vollstreckung übernommen werden können.

3. Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung
Die aus der Inventur ermittelten Daten waren entsprechend zu bewerten und in die Anlagenbuchhaltung zu übernehmen. Zu beachten ist, dass bei abzuschreibenden Gütern des Anlagevermögens grundsätzlich eine Zuordnung zu Kostenstellen (Produktbereichen, gruppen) vorzunehmen ist. Außerdem sind vielfach Zuschüsse oder Beitragseinnahmen als Sonderposten auf der Passivseite der Bilanz einzustellen.

Die Kostenrechnung liefert nicht nur die Grundlage für die Haushaltsbewirtschaftung, hier sind durch entsprechende Abstimmung der Konten und Kostenstellen mit den Fachbereichen und abteilungen die Grundlagen für weitergehende Auswertungen, Berichte und Kennzahlen gegeben.

4. Veranlagungsprogramm
Die Stadt Brühl hat mit der Umstellung des Rechnungswesens gleichzeitig auch ihre Veranlagung für Gewerbesteuer, Grundsteuer, Vergnügungs- und Hundesteuer umgestellt. Die Übernahme der Daten wurde zum Teil vollständig (Gewerbesteuer) zum Teil stichprobenartig (Grundsteuer) überprüft. Die Bescheiderstellung über das neue Verfahren mit etwa 40.000 Datensätzen verlief problemlos, die Grundlage zur Weiterentwicklung des Datenbestandes zu einem sogenannten "Bürgerkonto" sind gelegt. Weitere Geschäftsvorgänge (Kindergartenbeiträge, Essensgeld, etc.) werden künftig über das Veranlagungsprogramm abgerechnet.

Fazit
Der Umstieg auf das neue Rechnungswesen ist gut gelungen. Erforderliche Anpassungen und Weiterentwicklung der Programme werden im laufenden Betrieb vorgenommen. Die Stadt Brühl verfügt nunmehr über ein modernes Rechnungswesen auf einer eigenen Plattform innerhalb der Verwaltung.

Dieter Freytag, Beigeordneter und Kämmerer der Stadt Brühl

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